靈活使用2007 Microsoft Office system
今期「增值Tips」繼續為大家帶來兩個2007 Microsoft Office system的應用小貼士，分別是能夠以不同顏色顯示不同用戶作出的修訂的「追蹤修訂功能」，以及Microsoft Office Word不同版本的兼容方法，讓大家工作起來更省時方便。
追蹤修訂省時間，小組合作更出色
當大家輪流編輯同一份文件，為方便查閱其他人所作的修改，2007 Microsoft Office system設定了追蹤修訂功能，能夠以不同顏色顯示不同用戶作出的修訂，一目了然，節省審閱時間。
第一步 開啟文件後，在「Ribbon」工具列選「Review」，再按「Track Changes」，選「Track Changes」；並在「Review」工具列右上角的選項選「Final Showing Markup」，即是顯示文件的最終版本和修改標記。
第二步 如常編輯文件，會發現新鍵入的字句會以不同顏色顯示，並劃有底線；而刪除了的部分亦會顯示在文件旁邊。若要清除個別的修改標記，只要把游標移到各項修改旁邊，再按滑鼠右鍵，便可以選「Reject Change」（拒絕修改並清除標記），或者「Accept Change」（接受修改並清除標記）。
第三步 同一位用戶就算多次關閉和開啟文件，每次所作的修改都會以相同顏色顯示；而不同用戶所作的修改，就會以不同顏色顯示。
第四步 可以在追蹤修訂顯示選項，切換「Final Showing Markup」（顯示完稿變更）、「Final」（完稿）、「Original Showing Markup」（原始原稿標記）或「Original」（原稿）幾種顯示方式。文件修改和審批完畢後，可以在工具列上的「Accept」「剔」按鈕選擇「Accept All Changes in Document」（接受文件中的所有變更），保留最終版本和清除所有修訂痕跡。若要回復最原始的版本，就要在旁邊的「交叉」按鈕選擇「Reject All Changes in Document」（拒絕文件中的所有變更）。
兼容舊版無難度
為方便Microsoft Office Word 2007用戶與採用舊版本Microsoft Office的用戶交換檔案，2007 Microsoft Office system用戶可以選擇把文件儲存為舊版本格式；舊版本Microsoft Office用戶亦可以下載更新程式，以便開啟2007 Microsoft Office system的全新檔案格式。
方法一 存檔時選擇格式
按下2007 Microsoft Office system視窗左上角的Office按鈕，然後選「Save As」，再選「Word 97-2003 Document」，便可以把現時的檔案儲存為舊版本Microsoft Office可以開啟的格式。
方法二 用戶下載
若部分舊版本Microsoft Office用戶仍未轉用2007 Microsoft Office system，可以到http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en下載更新，然後便可以利用現有的舊版本Microsoft Office讀取以2007 Microsoft Office system製作的新格式檔案。
方法三 更改預設檔案格式
假如經常要把檔案儲存為舊版本Microsoft Office格式，亦可以考慮更改預設檔案格式。
第一步 按下Microsoft Office Word 2007視窗左上角的
「Office」按鈕，然後按「Word Options」，打開選項對話框。
第二步 在「Word Options」對話框左邊選「Save」，然後在「Save files in this format:」旁邊選「Word 97-2003 Document (*.doc)」，然後按「OK」，便可以把預設的存檔格式改為Word 97-2003所採用的.doc。
追蹤修訂省時間，小組合作更出色
當大家輪流編輯同一份文件，為方便查閱其他人所作的修改，2007 Microsoft Office system設定了追蹤修訂功能，能夠以不同顏色顯示不同用戶作出的修訂，一目了然，節省審閱時間。
第一步 開啟文件後，在「Ribbon」工具列選「Review」，再按「Track Changes」，選「Track Changes」；並在「Review」工具列右上角的選項選「Final Showing Markup」，即是顯示文件的最終版本和修改標記。
第二步 如常編輯文件，會發現新鍵入的字句會以不同顏色顯示，並劃有底線；而刪除了的部分亦會顯示在文件旁邊。若要清除個別的修改標記，只要把游標移到各項修改旁邊，再按滑鼠右鍵，便可以選「Reject Change」（拒絕修改並清除標記），或者「Accept Change」（接受修改並清除標記）。
第三步 同一位用戶就算多次關閉和開啟文件，每次所作的修改都會以相同顏色顯示；而不同用戶所作的修改，就會以不同顏色顯示。
第四步 可以在追蹤修訂顯示選項，切換「Final Showing Markup」（顯示完稿變更）、「Final」（完稿）、「Original Showing Markup」（原始原稿標記）或「Original」（原稿）幾種顯示方式。文件修改和審批完畢後，可以在工具列上的「Accept」「剔」按鈕選擇「Accept All Changes in Document」（接受文件中的所有變更），保留最終版本和清除所有修訂痕跡。若要回復最原始的版本，就要在旁邊的「交叉」按鈕選擇「Reject All Changes in Document」（拒絕文件中的所有變更）。
兼容舊版無難度
為方便Microsoft Office Word 2007用戶與採用舊版本Microsoft Office的用戶交換檔案，2007 Microsoft Office system用戶可以選擇把文件儲存為舊版本格式；舊版本Microsoft Office用戶亦可以下載更新程式，以便開啟2007 Microsoft Office system的全新檔案格式。
方法一 存檔時選擇格式
按下2007 Microsoft Office system視窗左上角的Office按鈕，然後選「Save As」，再選「Word 97-2003 Document」，便可以把現時的檔案儲存為舊版本Microsoft Office可以開啟的格式。
方法二 用戶下載
若部分舊版本Microsoft Office用戶仍未轉用2007 Microsoft Office system，可以到http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en下載更新，然後便可以利用現有的舊版本Microsoft Office讀取以2007 Microsoft Office system製作的新格式檔案。
方法三 更改預設檔案格式
假如經常要把檔案儲存為舊版本Microsoft Office格式，亦可以考慮更改預設檔案格式。
第一步 按下Microsoft Office Word 2007視窗左上角的
「Office」按鈕，然後按「Word Options」，打開選項對話框。
第二步 在「Word Options」對話框左邊選「Save」，然後在「Save files in this format:」旁邊選「Word 97-2003 Document (*.doc)」，然後按「OK」，便可以把預設的存檔格式改為Word 97-2003所採用的.doc。
